業務内容のマニュアル化は内製と外注どちらで作成すべきか？

本コーナーでは、経営者、経営者、後継経営者、起業予定者などから頂戴する会社経営に関するご相談に対して、WizBiz株式会社の代表であり、経営コンサルタントである新谷哲が独自の視点で経営上のアドバイスや解決方法をご提示いたします。なお、Podcast「経営者に聞く！in WizBiz」で配信中の「3分コンサルティング」を編集して掲載しております。

相談内容：「業務内容のマニュアル化する方法で、専門家に外注をするべきでしょうか？それとも社内で行うべきでしょうか？」

• ご相談者：T様
• 業種：介護用品メーカー
• 従業員数：70名

こんにちは。私は、介護用品の製造販売事業を経営しております。

創業当初はあまり視野に入れていなかったのですが、年末に、ある1冊の本を読んだことがきっかけで、この会社を上場させたいと強く思うようになりました。

経営者仲間に聞いたところ、上場を目指す上でやっておくべきことは色々あり、その中でも、業務マニュアルの整備に手間がかかる　と聞きました。お恥ずかしながら、業務のマニュアル作成などは本業に直結しないからと、これまで後回しにてきました。

マニュアル整備を専門とした経営コンサルティング会社もありますが、業務内容をマニュアル化する方法としては、そんな専門家に外注をすべきでしょうか？またマニュアル化を社内で完結させる方法としては、どのような手順・方法で行えば良いでしょうか？アドバイスを頂戴できますでしょうか。何卒宜しくお願い致します。

ご相談者へ回答（回答者：新谷 哲）

上場を目指すのでしたら、業務フロー、ルール、マニュアル化が必須になります。

業務内容のマニュアル化ができましたら、それを内部監査室がチェックをし、その上で監査法人が内部統制、ガバナンス、コンプライアンスをチェックしていくという流れになってまいりますので、マニュアルは絶対必要だということになります。

もしマニュアル化の見識・知識がないということであれば、経営コンサルティング会社にマニュアル化を頼むほうが早いのではないかと思います。

一方で、マニュアルを定着させる方法として見ますと、経営コンサルティング会社に丸投げしてマニュアルを作ってもらうだけだと、マニュアルが定着せず上場承認が下りない事態になります。よって、マニュアル定着させることも含めて経営コンサルティング会社さんとご一緒に動いていくのが良いと思います。

一方で、上場を目指していない経営者でも、業務フロー、ルール、マニュアルは作るべきだと考えます。例えば業務フローとルールがあって、マニュアルを見ていれば分かる体制が整っていれば、もし社員の誰かが急病で倒れたり、お休みになったり、お辞めになった時に、すぐに引き継げます。しかしマニュアルがない状態で、人の頭の中だけで業務が動いている場合には、引継ぎに時間がかかり、業務内容を覚えるのに何か月もかかっています。引継ぎを円滑にする方法としても、マニュアル化は行うべきです。

また、業務フロー、ルール、マニュアルがしっかりしていれば、例えば架空計上が見つかることも早いでしょう。それ以外にも、ルール外の経費の支出というのも出にくくなります。きちんとした会社経営を行う手段・方法にもなり、言葉は悪いですが、悪いことをした人も見つけやすくなります。

私は、全ての経営者が「業務フロー、ルール、マニュアルをきちんと作るべき」「マニュアル通り動いているかをチェックする体制を整えていくべき」だと考えています。上場を目指す手段・方法としても重要ですし、上場を目指していなくても会社経営を円滑にする手段・方法としても、ぜひお作りいただければと思います。

本コーナーで掲載する経営相談は、Podcast「経営者に聞く！in WizBiz」で配信中の3分コンサルティング経営者の課題解決！「業務内容のマニュアル化は、社内と外注、どちらの方法を取るべきか？」を編集したものです。文中に登場する社会環境や企業情報、数字情報、その他の各種事象は、原則、収録当時のものですので、予めご了承ください。